- octubre 13, 2022
- Publicado por: Solangie Niño
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Listamos las 11 prohibiciones sobre estos libros.
Los libros de comercio son aquellos que determine la ley como obligatorios y los libros auxiliares que ayudan a entenderlos completamente, así lo define el Código de Comercio en su artículo 49.
En términos generales, al referirse a los libros de comercio se entiende que son aquellos necesarios para el registro de las transacciones comerciales, al igual que las actas de asamblea, de junta de socios, de junta directiva y los de registros de accionistas o socios.
En resumen, los libros de comercio están compuestos por:
- Libros de contabilidad.
- Libros de registro de socios y actas.
Libros de contabilidad
Teniendo en cuenta las prescripciones legales, los comerciantes se encuentran en la obligación de llevar contabilidad, lo que implica llevar libros, registros contables de las operaciones, inventarios y preparar estados financieros.
Además, tenemos que la contabilidad constituye un medio de prueba cuando se lleva conforme a las normas legales porque contiene el registro de las actividades económicas de cualquier entidad o persona natural, de allí la importancia de llevarlos correctamente.
Requisitos para llevar la contabilidad en formatos electrónicos
Los libros de contabilidad pueden llevarse de forma electrónica siempre que su almacenamiento garantice que la información sea completa e inalterada (Circular 100-0000007 de julio 12 de 2022 de Supersociedades). Para ello deben cumplir los siguientes requisitos de acuerdo con la Ley 527 de 1999:
- Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
- Que los mensajes de datos o documentos sean conservados en el formato que se haya generado.
- Que permita determinar el origen, la fecha y hora en que fue producido el documento.
- La conservación de la información financiera podrá realizarse directamente o a través de terceros.
- Se recomienda que los administradores implementen estrategias de respaldo de la información que minimicen una eventual pérdida de datos.
Según lo expresado en líneas anteriores, encontramos que los libros de contabilidad no solamente constituyen los documentos físicos, además incluyen formatos electrónicos como, por ejemplo, el libro diario, de balances, de inventarios, etc., procesados por un sistema contable.
Estos libros de contabilidad, como se mencionó, se encuentran inmersos en lo que se denominan “libros de comercio”, por lo que a continuación abordaremos las prohibiciones contempladas en la ley respecto a los libros de comercio y las sanciones por violaciones a dichas prohibiciones.
Prohibiciones sobre los libros de contabilidad
El artículo 57 del Código de Comercio contiene las prohibiciones aplicables a los libros de comercio. Debe tenerse en cuenta que estas fueron modificadas por la Ley 2195 del 18 de enero de 2022 (Ley de transparencia):
Sanciones por violar las prohibiciones sobre los libros de contabilidad
Recordemos que, según la Ley 1314 de 2009, en el desarrollo de las funciones de inspección, control o vigilancia, corresponde a las autoridades de supervisión:
Vigilar que los entes económicos bajo inspección, vigilancia o control, así como sus administradores, funcionarios y profesionales de aseguramiento de la información cumplan con las normas en materia de contabilidad y de la información financiera y aseguramiento de la información, y aplicar las sanciones a las que haya lugar por infracciones a las mismas.
Es así como el artículo 58 del Código de Comercio, modificado por el artículo 27 de la Ley 2195 de 2022, indica que, indistintamente de las sanciones contenidas en normas especiales, se aplicarán las siguientes sanciones por la violación a las prohibiciones establecidas sobre los libros de comercio:
| A cargo de | Multa |
|---|---|
| Personas naturales | Hasta dos mil (2.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes. |
| Personas jurídicas | Hasta cien mil (100.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes. |
Dichas sanciones serán impuestas por la Superintendencia de Sociedades o el ente de inspección, vigilancia y control correspondiente. No obstante, una aclaración establecida por la norma es que, para el caso de las personas jurídicas, la autoridad competente debe tener en cuenta su capacidad patrimonial, en especial al tratarse de pymes o mipymes.
Consideraciones sobre el diligenciamiento de los libros de contabilidad
La Circular 100-0000007 de julio 12 de 2022 de Supersociedades explica que al diligenciar los libros de contabilidad, se garantizará su autenticidad e integridad, y se llevarán los libros necesarios para cumplir con lo requerido en las normas legales.
La circular recopila también aspectos sobre la forma y contenido de los soportes, comprobantes de contabilidad y asientos; observemos:
- Soportes contables: son aquellos documentos que acreditan las operaciones económicas debidamente fechadas y autorizadas. La forma y contenido de los soportes dependerán del hecho económico que prueben.
- Comprobantes de contabilidad: estos se preparan con base en los soportes, en cualquier medio y en idioma castellano. Todos los comprobantes que sirven de respaldo a partidas contables asentadas harán parte de la contabilidad, al igual que la correspondencia relacionada con los negocios.
- Asientos contables: los hechos económicos se deben registrar en libros contables, en idioma castellano, con fundamento en comprobantes debidamente soportados, por el sistema de partida doble y dentro del mes siguiente a que tuvieron ocurrencia, en estricto orden cronológico
Fuente: Actualícese