Reporte de vacaciones en el documento soporte de pago de nómina electrónica.

La finalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica es probar los costos y deducciones en el impuesto de renta, e impuestos descontables en IVA, según sea el caso, relacionados con la nómina, por parte del empleador, siempre que a su vez sean contribuyentes del impuesto de renta, dado que este requisito no es obligatorio para contribuyentes del régimen simple , puesto que dentro de su declaración anual consolidada no imputan ningún tipo de costos o deducciones.

Ahora bien, la Dian en reiteradas ocasiones se ha pronunciado respecto a diversos cuestionamientos frente al documento soporte de pago de nómina electrónica, tal es el caso del concepto 213 de 2022, mediante el cual manifestó que cualquier valor que haga parte de la retribución que efectúa el empleador al trabajador, y que se desprende de la relación laboral o legal y reglamentaria, deberá incluirse en la generación del documento soporte en mención, al respecto de cada uno de los trabajadores de acuerdo con el momento del pago o abono en cuenta, lo que suceda primero.

Por tanto, los valores a reportar en el documento soporte de pago de nómina electrónica por concepto de vacaciones deberán sujetarse a las normas especiales en materia laboral que disponen las prestaciones, así como al desarrollo jurisprudencial del Consejo de Estado acerca del momento en el cual surge el derecho a tomarlas como deducibles en el impuesto de renta por ser una obligación consolidada.

En este orden de ideas, en la Sentencia 019708 del 12 de noviembre de 2015, el Consejo de Estado precisó que las vacaciones se entienden realizadas en el año o período en que se causen, aun cuando no se hayan pagado.

En el concepto 521 de 2022 la Dian se ha referido a la generación del reporte del pago o abono en cuenta de la liquidación definitiva de un trabajador, señalando que, toda vez que la liquidación de las prestaciones sociales y demás conceptos derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria que se paguen o abonen en cuenta por parte del empleador a los trabajadores debe ser incluida en el documento soporte de pago de nómina electrónica para constituir el soporte del costo, deducción o descontable, los valores de dicha liquidación se deberán incluir en el documento electrónico correspondiente al mes dentro del cual se da el pago o abono en cuenta de los conceptos derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria que se originan por el retiro del trabajador (ver los artículos 2 y 3 de la resolución 000013 de 2021).

Así, tratándose del reporte por concepto de vacaciones del trabajador a causa de una liquidación definitiva, se reitera que dicho reporte deberá efectuarse por el concepto de abono en cuenta o pago, y las mismas deberán reportarse en el documento soporte del mes al cual correspondan de acuerdo con las situaciones particulares y a la terminación de la relación laboral, en atención a las normas especiales vigentes en materia laboral.