Si a un empleado se le hace pagos por concepto de dotación, hospedaje y alimentación, ¿deben ser incluidos en el documento soporte de nómina electrónica y cómo debe hacerse?

Todos los pagos o abonos en cuenta efectuados por un empleador al trabajador con quien tenga una vinculación laboral o legal y reglamentaria, para que puedan ser llevados como costo o deducción en el impuesto sobre la renta del empleador deberán soportarse con el documento soporte de pago de nómina electrónica en los términos dispuestos en la Resolución DIAN 000013 de 2021. Así las cosas, la norma no diferencia la modalidad en la que se efectúa dicho pago o abono en cuenta por parte del empleador al trabajador, sino que se funda en el objeto del pago mismo y, toda vez que la finalidad del documento soporte no es otra más que soportar en debida forma el costo, deducción o impuesto descontable, según corresponda, deberá el empleador incluir en el concepto de valores devengados por el trabajador todos los pagos o abonos en cuenta que en virtud de la relación laboral, legal o reglamentaria efectuó al trabajador, sin importar si estos fueron dados en dinero o en especie. En consecuencia, prestaciones como la alimentación, hospedaje y dotación que se acuerden en especie con el trabajador y que hagan parte de la retribución que se efectúa en virtud de la relación laboral, legal y reglamentaria que ostenta el empleador con el trabajador deberán ser incluidos en el documento soporte de pago de nómina electrónica a efectos de que el empleador, en calidad de contribuyente del impuesto sobre la renta, pueda tomarse el costo o deducción a que haya lugar. Para ello, deberá determinar el valor del respectivo pago efectuado en especie e incluirlo en los valores devengados de nómina dependiendo del mes al cual corresponda el pago derivado de la nómina, es decir, de la relación laboral, legal y reglamentaria que ostenta con el beneficiario de dicho pago. El documento soporte de pago de nómina electrónica procede por los pagos o abonos en cuenta que deriven de la nómina, entendida esta como las retribuciones que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria. De modo que, tratándose de pagos o abonos en cuenta que no se efectúan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria, estos no deberán soportase con el documento soporte de pago de nómina electrónica, debiendo el contribuyente de renta determinar a qué corresponde el citado pago para proceder a cumplir con el soporte que se ajuste a la naturaleza del costo, deducción o descontable que se pretende imputar en su declaración de renta.