Actividades de control.

La materialización del riesgo de fraude o error podría traer altas consecuencias económicas para las organizaciones, tanto en el presente como en el futuro. La deficiencia de actividades de control contribuye al riesgo de fraude, razón por la que un adecuado control interno es imprescindible en las entidades.

Recordemos que los objetivos del sistema de control interno están dirigidos al logro de los siguientes objetivos fundamentales:

• Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten.
• Garantizar la eficacia y la eficiencia en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión de la organización.
• Procurar que todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad.
• Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.
• Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.
• Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, así como también detectar y corregir errores que se presenten en la organización y puedan afectar el logro de sus objetivos.
• Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación.
• Procurar que la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.

Segregación de funciones: clave para el control interno

La actividad de toda empresa requiere de la ejecución de una cantidad alta de actividades, razón por la que la dirección debe estar en capacidad de asignar responsabilidades a cada trabajador. Dichas responsabilidades se dividen entre los trabajadores para disminuir el riesgo de error o de acciones inapropiadas. Por ejemplo, quien recauda la cartera no debe ser la misma persona que genera las cuentas de cobro y registra los resultados de la labor de cobro en el sistema.

Es muy importante para el control interno que el registro, ejecución, autorización y aprobación de una transacción no recaiga solo sobre una persona de la organización, es aquí donde la segregación de funciones juega un papel importante, permitiendo que el control se ejerza de la manera más adecuada y contribuyendo a la reducción del riesgo de fraude o error.

De esta forma, la segregación de funciones permite a las organizaciones separar las responsabilidades de cada una de las etapas de la realización de una transacción. Utilizar este método aumenta la probabilidad de realizar hallazgos respecto a los errores (intencionales o voluntarios) que pudieran cometerse.